时间都去哪儿了？——善用工具形成高效习惯（上）

许多人会把这句话挂在嘴边：“我没有时间了。”这句话是不正确的。时间就在那里，不多不少，对所有人都完全平等，每个人的时间都是完全相等的。你偷不来别人的时间，没办法减少自己的时间，不能出卖自己的时间，更无法管理自己的时间。从科学的角度讲，在广义相对论下，即使能做到时间旅行，不过也是做到在别人的时间中穿梭而已，并没有增加可用时间。类似于 In Time（中译名：时间规划局） 中出现的用时间当货币，用生命支付食物的情况，只可能出现在科幻作品里。

我担任技术 Leader 以来，感觉时间越来越不够用。白天基本在协调、解决项目的技术问题、review代码、开会中度过，自己的开发任务只能放到晚上进行。看看那些时间管理的大师们，他们是如何做到能同时完成那么多的工作？ 例如，《奇特的一生》 中提到的柳比歇夫同学，如何能在没有计算机，没有TODO软件，没有手机APP，没有网络同步的情况下，几十年如一日地手记自己的完整时间使用情况，整理自己所有的手稿和来往信件，完成著作等身的成就？

李笑来在他的 《把时间当做朋友》 一书中提到：时间不可管理。我认同这个说法。因此我放弃管理时间的念头，改为 管理精力分配 。人的精力是有限的，好的习惯可以节省精力的付出。我把这套还不够完善的工作习惯写出来，是希望整理思绪，并不断地完善它。我的方式是： TODO List 工具+笔记管理工具+时间记录工具+阅读工具+写作工具 。

1. TODO List

1.1 选择工具

很多时间管理或者方法管理的书会推荐使用普通的纸笔来做TODO List，对此我并不赞同。我尝试过 The Bullet Journal 方法1年以上，记录了2个笔记本。实践之后我认为，在目前智能手机普及的情况下，还坚持使用纸笔是不太明智的。智能手机无论在携带性上、同步性上还是输入便捷性上，都比纸笔系统要方便太多了。

纸笔系统也不是全无好处。我认为目前纸笔系统最大的优势，就是可以随手画。当前，智能手机依然无法纸笔系统比拼手绘体验。我依然会随身带上纸笔系统，供需要手绘的时候使用。有价值的手绘，我会使用智能手机拍摄照片并将其加入笔记管理系统。

有很多优秀的 TODO List 软件，目前获得赞誉最多的非 OmniFocus 莫属，且不谈 $39.99 的售价（iOS 和 Mac 版本分开销售），甚至有人会专门为了这个软件从 Windows 切换到 Mac OS X 系统。但由于它仅限于 Mac OS X/iOS 系统，我并没有使用它。

我试用过十几款 TODO List 软件，感觉其中最有优势的是 奇妙清单 ，Any.do 。下面是我选择 TODO List 软件的标准：

1. 必须全平台支持（浏览器、客户端、iOS、安卓）；
2. UI简洁，功能简单；
3. 服务稳定，同步迅速；
4. 价格合理。

根据这些标准，我使用的是 TickTick 的中文版本： 滴答清单 。想了解为什么这么选择，可以知乎用户 Jesson Zhou 的回答： GTD类的工具哪种免费且好用点？ 。

1.2 清单技巧

清单的分类方式是需要技巧的。开始，我把清单按照工作的类型分类。例如， 工作、杂务、生活、学习、读书 等等。但很快我发现这种分类方式是不合理的。

目前，我采用按照任务的完成重要性与完成方式来分类： 立刻、跨日、延迟、循环、结束 。

这样的设计的好处在于，可以专注一个分类来完成自己的清单。这几个清单的工作流，我是这样进行的：

• 每天早上，将所有要在当天完成的任务，加入到 立刻 这个清单。对于当天的工作，我只需要关注 立刻 这个清单即可。不用再管其他的清单。
• 立刻 清单中不能完成的，可以视情况调整到 跨日 、延迟 这两个清单中。
• 在 立刻 清单中的任务全部清空后，再花时间去关注 延迟 和 跨日 清单中的内容，将其按优先级移动到 立刻 清单中进行完成。
• 所有完成的任务，全部已入 完成 清单，方便review。
• 一些循环任务，例如身体锻炼、阅读、英语、生日提醒等任务，放入 循环 清单。
• 一些临时加入但无法确定应该放入哪个清单的任务，放入 收集箱 。每天结束前花固定的时间清空收集箱，将其移入其它清单。

TODO List 只是个工具，必须要坚持才有作用。而且要坚持必须每天清空清单才有作用。就像保持 清空收件箱 一样，你要保持 立刻 这个清单总是空的。

2. 笔记管理

TODO List 仅仅应该保存需要完成的任务。一般任务只需要一个 Title，少有任务需要写 Content 。如果这个任务有相关的附件，或者产生了一些详细内容，不应该将它们放在 TODO List 中，而是应该将其放入笔记管理系统中。

2.1 选择工具

我从2002年开始使用的笔记管理软件。市面上所有出现过的所有笔记软件我都使用过，并保存了大量笔记内容。 Evernote 、WebSaver 、One Note 都是不错的软件，但我一直使用至今的是 为知笔记 。

为知笔记的前身是 CyberArticle 网文快捕 ，这是我最早购买的软件之一。刚参加工作的那几年，我用网文快捕积累了大量的资料，这些资料的积累为我的大量撰稿和书籍的出版打下了坚实的基础。长期坚持笔记记录是良好的习惯，强烈推荐大家使用为知笔记。

当然，现在市面上有许多优秀的笔记软件，我说一下我选择笔记管理软件的标准：

1. 必须全平台支持（Windows/Mac/Linx/iOS/安卓）；
2. 分类和标签支持；
3. 允许分享笔记；
4. 抓取功能强大；
5. 服务稳定，同步迅速；
6. 支持插件系统；
7. 允许导出；
8. 价格合理。

2.2 管理技巧

2.2.1 搜集

“好记性不如烂笔头。” 阅读量大了之后，一些优秀的资源需要随时搜集起来备用。工作中也有大量的信息需要搜集。平时在网上乱逛的时候，或者查找资料的时候，临时碰到的一些优秀的资源都可以搜集下来。为知笔记提供了抓取功能，搜集资源相当方便。我根据自己的习惯对搜集的内容进行了分类。

只搜集，不整理，搜集再多再全也无效。每周需要花一定的时间对搜集来的信息进行整理，制作索引，删除无效过时的信息，并精简冗余的信息。这个整理过程在整个笔记管理系统是是不可或缺的。

2.2.2 GTD

前面提到 TODO List 并不适合保存大量资料。因为 GTD 的核心是 “完成” ，一旦一个任务清单完成之后，就应该忘掉它的存在。值得记录的细节也是值得回溯的，放在 TODO List 中的项目是需要遗忘的，这就产生了冲突。

我的办法是把 GTD 过程中产生的值得记录的细节记录在笔记管理系统中，每天的工作用一个日报笔记来记录。如下图所示。

除了记录 TODO 细节，对于重要的工作邮件内容、各种讨论和会议内容我都会记录下来。比较独立的事件，并不放在日报笔记中，而是将它们进行单独记录，再以链接的形式将其加入到日报中。每月结束的时候，回顾一下这些记录，对下个月的工作安排有极大的指导意义。通过浏览这些记录，能够很容易地写出周工作总结和月工作总结。

2.2.3 其他记录

Project 这个分类，除了上面提到的工作总结外，还有培训、谈话、人事、工作推进作为子项目。工作效率提升的过程，其实就是团队磨合以及个人能力成长的过程。将谈话和工作推进的细节记录下来，能够清晰地体现这个过程。而将人事内容记录下来，则可以方便查询一个员工的入职情况，与谈话内容互相印证。

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时间都去哪儿了？——善用工具形成高效习惯（下）