2020 年 2 月 4 日,云开工的第二天,我写了这篇:云开工!疫情挡不住武汉人的工作热情!。大量企业都在那天云开工,导致钉钉、企业微信和腾讯会议不堪重负,服务器同时挂掉。到今天(2020 年 3 月 6 日),SAGITEAM 已经在线办公整整五周了。

我们可以自豪的说,SAGITEAM 的在线办公还原了集中办公 85% 以上的生产力。在特定的岗位和时机,在线办公的生产力甚至超过了集中办公。

毕竟……终于可以把每天通勤消耗的 2 个小时用来加班了 😄

下面我就讲讲 SAGITEAM 在线办公经验。

1. 先讲困难

影响效率的最大的问题依然是设备

在文章 云开工!疫情挡不住武汉人的工作热情! 中,我介绍了 SAGITEAM 是怎么八仙过海各显神通弄到办公设备的。云办公的前三周,湖北的物流处于停滞状态,在京东上购买的设备一直推迟发货,部分美术同学只能 鼠标作画,有个策划同学用 纸笔写案子,还好开发同学在云开工前都弄到了电脑,最终也没有实现 手机编程

恶劣天气和停电

天冷加上停电,有的同学手机被冻关机了。

停电手机冻关机

人间自有真情在,居委会送爱心菜

拿了爱心菜还搭上个口罩。

爱心菜搭上一个口罩

家里有地的男人真是让人羡慕啊!

家里有地的男人

2. 解决重点问题

设备问题是必须解决的,湖北境内的同事们想方设法,通过下面几个渠道,最终把设备全部配齐:

  1. 出口转内销:因为湖北境内快递停运,美术同学辗转找到北京的经销商,发 EMS 解决了绘图板问题;
  2. 以租代买:租电脑并不贵,可是押金真心贵;
  3. 内部解决:有同事找村里的黄牛买了台电脑,黄牛还是很敬业的,并没有收太高的溢价。

3. 制度决定效率

效率不高不能只怪干活的人,这很可能是管理的锅。效率问题都可以用制度来解决。

3.1 考勤、打卡和每日总结

我们规定了上午上下班和下午上下班的明确时间。上午/下午上班/下班 时间点,SAGITEAM 成员需要在各部门群中 @部门负责人 进行打卡。迟到、请假、加班 与日常办公的标准相同,由部门负责人核实。

每天四次打卡 每天四次打卡

集中办公时,SAGITEAM 早晚打卡也是采用这一套机制进行的,不需要花时间熟悉。增加两次打卡(上午下班和下午上班)的目的是保持在线办公的仪式感,让大家对时间有足够明确的概念。

每日结束工作 时,每人需要在 自己所在的项目群 中汇报当天的工作内容。工作内容汇报给制作人和部门负责人。同时参加多个项目的同事,需要在多个项目群中汇报。

每日工作总结 每日工作总结

每日总结是非常好的习惯,它不仅能强制执行人反思每天的工作,也能让项目所有成员加深对彼此工作的了解。

3.2 每日晨会和会议记录

各项目制作人 自行以群语音会议的形式安排项目晨会。在家办公期间,晨会 必须 每日举行,每次晨会时间原则上不超过 15 分钟。有些同事同时参加多个项目,因此 SAGITEAM 所有项目的晨会的时间是错开的。晨会结束之后,项目制作人 必须 提供会议记录。有些项目每天上班和下班都有碰头会。

每日工作总结 每日工作总结

这个要求刚开始执行的时候,也有制作人会质疑这个要求的可行性,认为整理会议记录会花掉大量时间。执行一个月一来,大家已经习惯了这项制度,一般能在会议结束后 5 分钟内发布会议记录。

3.3 周报

项目制作人和部门负责人 必须 提供周报。周报的重要性毋庸置疑。写好周报是项目或部门的负责人的基本功。所有需要写周报的人也能看到其他人的周报,这让部门和项目之间的信息交流更加通畅。

周报

4. 日常节点控制与关键会议

不能定好规范后就当甩手掌柜。规范的执行和落地,需要全体人员的主动性和多次循环。管理者需要对所有项目的进度有全局把握,在关键节点及时组织会议讨论。管理者还要在每天的晨会中找到产品运行和开发过程中的蛛丝马迹,把问题放大到让项目成员重视的程度,把隐患消除在还没发生之前。

关键节点

SAGITEAM 把这种会议叫做 关键会议。问题会全方位出现,不论是项目组还是职能部门中都会出现。任何人都可以发现问题,提出问题,要求组织关键会议。部门负责人和制作人必须找到问题的解决方案,并及时进行反馈。

开发负责人收到制作人吐槽后,调查过后在某项目群中的反馈:

开发沟通问题

产品负责人在产品群中关于沟通的要求:

产品沟通问题

5. 有没有人偷懒?

是时候提出这个灵魂拷问了:在没有空间监督的情况下,有没有人偷懒呢?

我的回答是: “绝大多数人都是非常勤奋和努力的。”

尽管这套流程的目的是高效在线办公。但会产生一个副作用:偷懒的人很容易被发现。正常的工作绩效都体现在了每日的总结和晨会中了,每个人的心中自有评价。和集中办公一样,如果大家都在努力工作,划水的人会自动浮现出来。

此时我们更应该反思招聘流程的问题:为什么能让这样的人进入团队?

每个人都有自己的追求。让追求一致的人聚在一起,做点有意思的事情,这就够了。

道不同不相为谋。

6. 在线办公的缺点

大家都知道在线办公的缺点,我随便举几个:

  • 开会的时候经常会有人因为网络和设备原因无法发言或发言不清晰,影响效率;
  • 讨论的时候看不到对方表情,信息理解有疏漏;
  • 某些必须依赖实物的事情无法完成(例如合同、发票等等——再次吐槽纸质发票制度——想到一次就骂一次:技术条件早已达到了,你们这群人能不能少薅一点?)
  • 受限于网速,一些应用并不方便。

可是,我们没有选择对不对?

我们只能选择在当前的环境下做到最好。

在武汉,能健康地工作,已经很幸运了。

祝我们健康!


生命不是永恒的瞬间,而是充满玄机的历程,我们既要享受生命的蓬勃生机,又要接纳她的顿挫、煎熬和凋敝。

你做三四月份的事,在八九月份自有答案。

全文完