一定要开的会

程序员都讨厌开会，我也讨厌开会。

《重来：更为简单有效的商业思维》 一书中对于开会有一段这样精彩的描述：

通常会议只是文字和抽象的内容，没有实质。 通常会议每分钟只传达出极为少的信息。 人们在会议中容易跑题堪比暴风雪里的芝加哥出租车。 会议要求做充分的准备，但是大多数人没有时间做这个。 频繁地提出模糊的议程而没有人能真的清楚目标是什么。 常常会出现至少一个傻瓜不可避免的，毫无意义的浪费大家时间。

上面列出的是低效失败会议的通病。就像那句著名的话一样：所有的糟糕的会议都是一样的，而完美的会议则根本不存在。

等等，我好像说错名言了。

记得我刚入职场的时候，经常向老大抱怨开会的频率和时间，老大很郑重的对我说：“我也讨厌开会。但很多问题，只有开会才能解决”。之后的时间里，每次碰到让人抓狂的会议，我都会常常想起这句话，并用会议的议程去印证这句话。现在如果要我对这句话做个评价，它会是这样的：“这句话极有道理。但是，只有高效的会议才可能解决真正问题”。

如今，我也到了当年我老大的年纪。如果要我重讲这句话，我会改成这样：“我也讨厌开会。所以我只开一定要开的会”。

什么会是一定要开的？在我心目中，一定要开的会符合下面几条原则：

1. 有明确的组织者，为了一个明确的目标，组织者对会议内容和效果负全部责任；
2. 会议内容精准，会议流程有条理，发言人不讲废话，主持人不讲套话；
3. 有明确的时间限制，并且严格执行；
4. 限制每位发言者的时间，少安排讨论，若有讨论则必须限制时间；
5. 阶段内容不相关者离会；
6. 每次会议不超过1个小时。

为了达到上面的标准，还需要做以下几点：

1. 不浪费参会人员的时间。在会议中禁止刷手机或打盹的行为。刷手机代表已经不再关注会议的具体内容。有两种情况：一是认为会议的内容与己无关，二是认为手机中的内容更加重要。如果会议邀请你来参加，那么一定与你有关。所以无论如何都要全神贯注听下去。如果真的与你无关，那么可以申请离会。主持人应该了解在哪个会议阶段，哪些人可以例会，并主动提醒。一个一定要开的会不应该浪费参会人员的时间，这是对参会人员起码的尊重。
2. 不允许开小会。在会议中的任何观点，都可以讨论。讨论应该是面向所有人，因此没有开小会的必要。如果一定要在会上讨论，那么应该在会议的讨论时间大声说出来。否则，就会后再讨论。
3. 可以讨论，不允许争论。讨论是在寻求真理，而争论则是为了说服对方。再通俗一点，讨论是为了解决问题，而争论则是为了证明自己是对的。会议不是辩论赛，争论应该由双方关起门来吵完了再统一到会上，那是会前的工作，而不是会议上要解决的问题。即使是讨论，也需要严格限制时间。有些人废话特多，有些人一说起来就没完没了。主持人需要提醒这类人说到点子上，并在时间到了的时候直接打断。形成习惯之后，每个发言人都能意识到会议时间的宝贵，并自发改进自己的会议行为。
4. 要有会前准备。如果会议中有讨论什么问题，主持人要确保所有的参会者都事先拿到了资料并阅读过了。如果连要解决的问题都不清楚，开什么会？所有的准备工作要在会前完成，会议上的时间是宝贵的，不是用来搞初级培训的。会议中需要展示的图表、PPT都必须事先准备好。许多会议开始后10分钟内还在开电脑，调整投影仪，整理PPT……这只能说明会议的组织者对会议不上心，浪费的就是所有与会者的时间。
5. 准时开始，准时结束。参会人员总是迟到，主要因为会议的组织者造成的。就像上面一条说的，如果大家认为会议开始总是要调整一下设备说几句不痛不痒的废话，谁愿意先来听废话呢？会议如果不能准时结束，就会影响所有与会者的后续工作安排。在会议中弄个定时器，到时间直接打断是很有必要的，这不但能降低发言人的废话率，还能保证所有参会者思路清晰，心情愉快。 :)
6. 要有会后Review。最糟糕的事情莫过于：会散了，参会者还是该干嘛干嘛。会议结束前，对会议中讨论的每件事情，必须要指定明确的责任人。由谁继续推动？什么时候完成？完成的质量是怎样的？在会议结束之后，还有建立Review机制，保证会议的结论能够落到实处。这是会议最重要的一步，否则这会就等于白开。

让我们看看上面提到的《重来》一书中是如何让会议变得有成效的：

用计时器。当它响起，会议结束。句号。 尽量减少与会人员。 保持清楚的议程。 开篇点题。 就地解决。指出实际问题，提出实质改变。 作出结论，找个靠谱的人去执行。

因此，我更喜欢开小会，而不是开大会。就某一个问题，约个时间，直接到工位上讨论。短则几分钟，长则半小时，直接解决问题，让结论落地。

但是，总有些事情必须让所有人明确的知道（有些重要的事情，你以为大家都知道，其实往往只有你自己知道），这就是动用一定要开的会的时候。

尊重所有与会者的时间，他们也会尊重会议的组织者。

（全文完）