坐井观天

关于工作邮件,思考很久了,今天就写一点儿。

先把造成这些思考的事例列出来(加粗的是我的吐槽):

思考

  1. 我建立了一个 网站开发学习组 ,要求组内同学每天发日报报告学习进度,我每天查看日报做指导,每周开一次学习会。有位刚来没多久的同学一直没有发日报。问之,答曰:现在太忙,没有时间看邮件。你比 Hillary Clinton 还忙?人家还在 FBI 眼皮下面删除了 3 万封邮件呢!
  2. 一次人肉追进度,某同事当我的面打开邮箱,我们一起等了 3 分钟等待新邮件同步,因为邮箱很久没开了。 我看着 Outlook 的收件箱中未读数字不断增加,心中万马奔腾。
  3. 某次会议上该同事抱怨自己的手机收不到邮件,我就帮他配置了一下手机邮箱,发现最后一封邮件是7月的。重新配置邮箱只需要几分钟时间,而这个问题困扰了他 4 个月。我本来以为这是特例,但事实证明我还是 Too Young 。更让我难以相信的是,这样的问题在 Manager 身上也不少。
  4. 我经常收到代发的请假申请。问本人为何不自己用手机邮箱发邮件?回答有几种类型: 1. 手机上没配置。2. 手机上不好发。3. 不记得申请邮件的格式。4. 不知道可以用手机发邮件。
  5. 收到了一封关于充值失败的报告邮件。看了一下收件人和 CC,居然没有必须关注充值流程的关键人员。问之,答曰:觉得好像不用抄送给 TA。
  6. 一封时间非常紧迫的邮件抄送给了许多人,没人继续回复,感觉时间停止了…… 无论是收件人还是发件人似乎都在等待对方做决策,而整个流程还有很多疑点。我跟进之,发现其中两方的工作都在进行,但有不对称信息,继续下去得到的结果会有问题。问之,答曰:觉得事情的进度不需要汇报,等到有结果再汇报就好了。

我还能举出很多类似的事例。每件事例的细节多有不同,但造成这样的情形的结果却可以归纳为如下几类:

  1. 不重视
    有些是由于散漫惯了,不习惯这种收发邮件的管理方式。有些是由于之前的工作经验中从来没有使用过工作邮件,认为这不重要。
  2. 懒/鸵鸟政策
    觉得邮件里面肯定好多事情,我不开邮箱这些事情就和我无关了,就不会影响我单纯的工作了。
  3. 我最重要
    我的工作方法是最好的,我要完成自己的工作,邮件来打扰我是怎么个情况?
  4. No best practice
    不知道如何使用。不知道工作邮件的规则和方法。这就和传统公司中不知道如何打电话,不知道如何写公文是一样的。

说难听点,可以归结为: 自大、无知、懒惰、不学习。

坐井观天

让我们看一篇小学二年级课文:

一只青蛙坐在井里,一只小鸟飞来,落在井沿上。

青蛙问小鸟:“你从哪儿飞来呀?”

小鸟回答说:“我从远处飞来。我在天空中飞了一百多里,口渴了,下来找点水喝。”

青蛙说:“朋友,别说大话了!天不过井口那么大,还用飞那么远吗?”

小鸟说:“你弄错了,天无边无际,大得很哪!”

青蛙笑了,说:“朋友,我天天坐在井里,一抬头就看见天。我不会弄错的。”

小鸟也笑了,说:“朋友,你是弄错了。不相信,你跳出井口来看一看吧。 ”

这个成语开始是说,一只在井底的青蛙,一直以为天只有井口那么大,一天他被一只鸟带出了井,才发现天不只井口大。意思就说,不要只用自己的方式想问题,否则会被局限,也可以说是没见识。

这只青蛙出了井口之后估计会很郁闷:我是没法跳出去啊,为啥要讽刺我?

我想说的是:没有能力跳和不想跳,真的是两件事啊。

如果青蛙兄弟放弃成见,每天在井里跳两下,可能就发现这口井并不简单。即使最终没有跳出井口,至少也能发现一些不同的方法,得到一些不同的启示。

我的例子

只吐槽不给解决方案,不是无能就是傻。所以就说说我的例子。

我每天平均收到邮件 200+,但我能保证花在邮件上的时间不超过1个小时。怎么做的?

我深受邮件困扰。最多的时候,我每天能收到 300+ 邮件,回复 50+ 邮件。在这些邮件中,要做到 表述完整,目标明确,用语合理,格式美观,不写(少写)错别字 ,会耗费大量的时间。我现在能相对轻松地处理邮件,主要是做到了这几点:熟悉工具、分类法、优先级、快速阅读。

熟悉工具

人类发明工具,其实是为了偷懒。一款工具只要能提升一点点效率,都值得去尝试。我尝试过许多邮件客户端,甚至丧心病狂地研究了 Mutt ,最后回归了 Outlook 。它并不是最好的工具,只是目前环境下最合理的工具。手机上我直接使用手机自带的邮件 App ,好处就是工作日历可以同步进入手机日历。

分类法

工具有自己的规则。邮件是一种工具,因此也有规则。邮件的规则就是邮件分类法。

所有的邮箱客户端都有自定义规则功能,你可以添加自定义规则让拥有不同标题或内容的邮件进入不同的邮箱。这种自动分类的过程可以帮助你减轻在看到收件箱中的几百封未读邮件时的痛苦。由于不同邮箱在你心中的优先级是不同的,你可以可以更加合理地安排自己的阅读时间。有了邮件分类,在查询邮件的时候会更加轻松。

有些邮件不是你发出的,因此主题并不符合你的规则。你可以在回复邮件的时候加入使自己规则生效的关键字。

无论你每天处理多少次邮箱,都要记住:保持你的 INBOX 为空。

优先级

除了邮件自带的优先级功能,我还有一套优先级规则:

  1. 需要我直接操办的。一般是收件人是我的。这种邮件最少。
  2. 需要我配合推动的。一般是抄送人中包含我的。这种邮件较多。
  3. 非上面两种情况的。这种情况最多。在这种情况中,我就是一个吃瓜群众。我的邮箱包含在所有的业务组中,因此能收到所有业务相关邮件。我要保证对这些邮件拥有足够的阅读率(快速看懂邮件内容),又需要在这些邮件中发现别人遗漏的问题。作为一个专业的吃瓜群众,需要有主人翁的意识和觉悟,想主人翁之所想,急主人翁之所急,甚至要有能力发现主人翁的弦外之音。

这三类不同优先级的邮件,处理的时间、方式都是不同的。第一类和第二类邮件我需要把任务安排到 TODO List 中去,按预定的计划去执行。第三类则比较灵活,我一般的处理方式是找到那个真正负责的人,然后持续跟进。邮件发完之后,就将其立刻分类(参见分类法),然后等待下一封该邮件的后续邮件即可。

快速阅读

作为现代人,阅读是必要的技能。一个普通人,每天阅读 30 分钟,1 年就能读完 50 本书。大多数邮件的内容都比书更加易读,我们说邮件太多没有时间读,只是一种借口而已。这就和我们说工作太忙没有时间读书这个借口一样烂。

先给自己定一个小目标,1 个月读完 4 本书。快速阅读的能力自然而然就建立起来了。


然而就算做到了 表述完整,目标明确,用语合理,格式美观,不写(少写)错别字 ,也没有什么卵用。因为有的人根本就 !不!看!邮!件!

改进

我们处在互联网行业,工作邮件本身已经是非常普通(甚至有些过时)的工作方式,对这种方式不熟悉,不了解,又不能主动观察和学习,是我们的问题。

怎么改进这些问题?依靠个人的自觉性是不够的,公司的培训方面也是有一部分责任。从公司层面,需要做这样几件事:

  1. 在入职培训时培养 Outlook 使用方法、讲解邮件写作规范和技巧。由 HR 执行。
  2. 在入职培训时强调邮件的重要性,要求必须在移动设备中配置好企业邮箱,并培训:1. 如何使用手机发邮件;2. 如何在个人时间关闭企业邮箱通知。 由 HR 执行。
  3. 入职后持续保证工作邮件的及时反馈,对不正常使用工作邮件办公的员工提出批评。由 PeopleManager 执行。
  4. 定期组织邮件使用培训,对工作中发现的邮件使用不合理的情况作出反馈。由 HR 执行。
  5. 开发更合理的工具,在某些特定任务上代替邮件的功能。例如:考勤模块和全员通知系统可以使用企业微信来开发。

回到标题提出的问题,一只青蛙怎么收邮件呢?

答:先要帮 TA 从井里跳出来。

(全文完)

留言

2016-11-06
次访问