Solution

程序员都讨厌开会,我也讨厌开会。

《重来:更为简单有效的商业思维》 一书中对于开会有一段这样精彩的描述:

通常会议只是文字和抽象的内容,没有实质。
通常会议每分钟只传达出极为少的信息。
人们在会议中容易跑题堪比暴风雪里的芝加哥出租车。
会议要求做充分的准备,但是大多数人没有时间做这个。
频繁地提出模糊的议程而没有人能真的清楚目标是什么。
常常会出现至少一个傻瓜不可避免的,毫无意义的浪费大家时间。

上面列出的是低效失败会议的通病。就像那句著名的话一样:所有的糟糕的会议都是一样的,而完美的会议则根本不存在

等等,我好像说错名言了。

记得我刚入职场的时候,经常向老大抱怨开会的频率和时间,老大很郑重的对我说:“我也讨厌开会。但很多问题,只有开会才能解决”。之后的时间里,每次碰到让人抓狂的会议,我都会常常想起这句话,并用会议的议程去印证这句话。现在如果要我对这句话做个评价,它会是这样的:“这句话极有道理。但是,只有高效的会议才可能解决真正问题”。

如今,我也到了当年我老大的年纪。如果要我重讲这句话,我会改成这样:“我也讨厌开会。所以我只开一定要开的会”。

什么会是一定要开的?在我心目中,一定要开的会符合下面几条原则:

  1. 有明确的组织者,为了一个明确的目标,组织者对会议内容和效果负全部责任;
  2. 会议内容精准,会议流程有条理,发言人不讲废话,主持人不讲套话;
  3. 有明确的时间限制,并且严格执行;
  4. 限制每位发言者的时间,少安排讨论,若有讨论则必须限制时间;
  5. 阶段内容不相关者离会;
  6. 每次会议不超过1个小时。

为了达到上面的标准,还需要做以下几点:

  1. 不浪费参会人员的时间。在会议中禁止刷手机或打盹的行为。刷手机代表已经不再关注会议的具体内容。有两种情况:一是认为会议的内容与己无关,二是认为手机中的内容更加重要。如果会议邀请你来参加,那么一定与你有关。所以无论如何都要全神贯注听下去。如果真的与你无关,那么可以申请离会。主持人应该了解在哪个会议阶段,哪些人可以例会,并主动提醒。一个一定要开的会不应该浪费参会人员的时间,这是对参会人员起码的尊重。
  2. 不允许开小会。在会议中的任何观点,都可以讨论。讨论应该是面向所有人,因此没有开小会的必要。如果一定要在会上讨论,那么应该在会议的讨论时间大声说出来。否则,就会后再讨论。
  3. 可以讨论,不允许争论。讨论是在寻求真理,而争论则是为了说服对方。再通俗一点,讨论是为了解决问题,而争论则是为了证明自己是对的。会议不是辩论赛,争论应该由双方关起门来吵完了再统一到会上,那是会前的工作,而不是会议上要解决的问题。即使是讨论,也需要严格限制时间。有些人废话特多,有些人一说起来就没完没了。主持人需要提醒这类人说到点子上,并在时间到了的时候直接打断。形成习惯之后,每个发言人都能意识到会议时间的宝贵,并自发改进自己的会议行为。
  4. 要有会前准备。如果会议中有讨论什么问题,主持人要确保所有的参会者都事先拿到了资料并阅读过了。如果连要解决的问题都不清楚,开什么会?所有的准备工作要在会前完成,会议上的时间是宝贵的,不是用来搞初级培训的。会议中需要展示的图表、PPT都必须事先准备好。许多会议开始后10分钟内还在开电脑,调整投影仪,整理PPT……这只能说明会议的组织者对会议不上心,浪费的就是所有与会者的时间。
  5. 准时开始,准时结束。参会人员总是迟到,主要因为会议的组织者造成的。就像上面一条说的,如果大家认为会议开始总是要调整一下设备说几句不痛不痒的废话,谁愿意先来听废话呢?会议如果不能准时结束,就会影响所有与会者的后续工作安排。在会议中弄个定时器,到时间直接打断是很有必要的,这不但能降低发言人的废话率,还能保证所有参会者思路清晰,心情愉快。 :)
  6. 要有会后Review。最糟糕的事情莫过于:会散了,参会者还是该干嘛干嘛。会议结束前,对会议中讨论的每件事情,必须要指定明确的责任人。由谁继续推动?什么时候完成?完成的质量是怎样的?在会议结束之后,还有建立Review机制,保证会议的结论能够落到实处。这是会议最重要的一步,否则这会就等于白开。

让我们看看上面提到的《重来》一书中是如何让会议变得有成效的:

用计时器。当它响起,会议结束。句号。
尽量减少与会人员。
保持清楚的议程。
开篇点题。
就地解决。指出实际问题,提出实质改变。
作出结论,找个靠谱的人去执行。

因此,我更喜欢开小会,而不是开大会。就某一个问题,约个时间,直接到工位上讨论。短则几分钟,长则半小时,直接解决问题,让结论落地。

但是,总有些事情必须让所有人明确的知道(有些重要的事情,你以为大家都知道,其实往往只有你自己知道),这就是动用一定要开的会的时候。

尊重所有与会者的时间,他们也会尊重会议的组织者。

(全文完)

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2016-05-02
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