许多人会把这句话挂在嘴边:“我没有时间了。”这句话是不正确的。时间就在那里,不多不少,对所有人都完全平等,每个人的时间都是完全相等的。你偷不来别人的时间,没办法减少自己的时间,不能出卖自己的时间,更无法管理自己的时间。从科学的角度讲,在广义相对论下,即使能做到时间旅行,不过也是做到在别人的时间中穿梭而已,并没有增加可用时间。类似于 In Time(中译名:时间规划局) 中出现的用时间当货币,用生命支付食物的情况,只可能出现在科幻作品里。

我担任技术 Leader 以来,感觉时间越来越不够用。白天基本在协调、解决项目的技术问题、review代码、开会中度过,自己的开发任务只能放到晚上进行。看看那些时间管理的大师们,他们是如何做到能同时完成那么多的工作? 例如,《奇特的一生》 中提到的柳比歇夫同学,如何能在没有计算机,没有TODO软件,没有手机APP,没有网络同步的情况下,几十年如一日地手记自己的完整时间使用情况,整理自己所有的手稿和来往信件,完成著作等身的成就?

TODO

李笑来在他的 《把时间当做朋友》 一书中提到:时间不可管理。我认同这个说法。因此我放弃管理时间的念头,改为 管理精力分配 。人的精力是有限的,好的习惯可以节省精力的付出。我把这套还不够完善的工作习惯写出来,是希望整理思绪,并不断地完善它。我的方式是: TODO List 工具+笔记管理工具+时间记录工具+阅读工具+写作工具

1. TODO List

1.1 选择工具

很多时间管理或者方法管理的书会推荐使用普通的纸笔来做TODO List,对此我并不赞同。我尝试过 The Bullet Journal 方法1年以上,记录了2个笔记本。实践之后我认为,在目前智能手机普及的情况下,还坚持使用纸笔是不太明智的。智能手机无论在携带性上、同步性上还是输入便捷性上,都比纸笔系统要方便太多了。

纸笔系统也不是全无好处。我认为目前纸笔系统最大的优势,就是可以随手画。当前,智能手机依然无法纸笔系统比拼手绘体验。我依然会随身带上纸笔系统,供需要手绘的时候使用。有价值的手绘,我会使用智能手机拍摄照片并将其加入笔记管理系统。

有很多优秀的 TODO List 软件,目前获得赞誉最多的非 OmniFocus 莫属,且不谈 $39.99 的售价(iOS 和 Mac 版本分开销售),甚至有人会专门为了这个软件从 Windows 切换到 Mac OS X 系统。但由于它仅限于 Mac OS X/iOS 系统,我并没有使用它。

我试用过十几款 TODO List 软件,感觉其中最有优势的是 奇妙清单Any.do 。下面是我选择 TODO List 软件的标准:

  1. 必须全平台支持(浏览器、客户端、iOS、安卓);
  2. UI简洁,功能简单;
  3. 服务稳定,同步迅速;
  4. 价格合理。

根据这些标准,我使用的是 TickTick 的中文版本: 滴答清单 。想了解为什么这么选择,可以知乎用户 Jesson Zhou 的回答: GTD类的工具哪种免费且好用点?

1.2 清单技巧

清单的分类方式是需要技巧的。开始,我把清单按照工作的类型分类。例如, 工作、杂务、生活、学习、读书 等等。但很快我发现这种分类方式是不合理的。

目前,我采用按照任务的完成重要性与完成方式来分类: 立刻、跨日、延迟、循环、结束

滴答清单

这样的设计的好处在于,可以专注一个分类来完成自己的清单。这几个清单的工作流,我是这样进行的:

  • 每天早上,将所有要在当天完成的任务,加入到 立刻 这个清单。对于当天的工作,我只需要关注 立刻 这个清单即可。不用再管其他的清单。
  • 立刻 清单中不能完成的,可以视情况调整到 跨日延迟 这两个清单中。
  • 立刻 清单中的任务全部清空后,再花时间去关注 延迟跨日 清单中的内容,将其按优先级移动到 立刻 清单中进行完成。
  • 所有完成的任务,全部已入 完成 清单,方便review。
  • 一些循环任务,例如身体锻炼、阅读、英语、生日提醒等任务,放入 循环 清单。
  • 一些临时加入但无法确定应该放入哪个清单的任务,放入 收集箱 。每天结束前花固定的时间清空收集箱,将其移入其它清单。

TODO List 只是个工具,必须要坚持才有作用。而且要坚持必须每天清空清单才有作用。就像保持 清空收件箱 一样,你要保持 立刻 这个清单总是空的。

2. 笔记管理

TODO List 仅仅应该保存需要完成的任务。一般任务只需要一个 Title,少有任务需要写 Content 。如果这个任务有相关的附件,或者产生了一些详细内容,不应该将它们放在 TODO List 中,而是应该将其放入笔记管理系统中。

2.1 选择工具

我从2002年开始使用的笔记管理软件。市面上所有出现过的所有笔记软件我都使用过,并保存了大量笔记内容。 EvernoteWebSaverOne Note 都是不错的软件,但我一直使用至今的是 为知笔记

为知笔记的前身是 CyberArticle 网文快捕 ,这是我最早购买的软件之一。刚参加工作的那几年,我用网文快捕积累了大量的资料,这些资料的积累为我的大量撰稿和书籍的出版打下了坚实的基础。长期坚持笔记记录是良好的习惯,强烈推荐大家使用为知笔记。

当然,现在市面上有许多优秀的笔记软件,我说一下我选择笔记管理软件的标准:

  1. 必须全平台支持(Windows/Mac/Linx/iOS/安卓);
  2. 分类和标签支持;
  3. 允许分享笔记;
  4. 抓取功能强大;
  5. 服务稳定,同步迅速;
  6. 支持插件系统;
  7. 允许导出;
  8. 价格合理。

2.2 管理技巧

2.2.1 搜集

“好记性不如烂笔头。” 阅读量大了之后,一些优秀的资源需要随时搜集起来备用。工作中也有大量的信息需要搜集。平时在网上乱逛的时候,或者查找资料的时候,临时碰到的一些优秀的资源都可以搜集下来。为知笔记提供了抓取功能,搜集资源相当方便。我根据自己的习惯对搜集的内容进行了分类。

搜集分类

只搜集,不整理,搜集再多再全也无效。每周需要花一定的时间对搜集来的信息进行整理,制作索引,删除无效过时的信息,并精简冗余的信息。这个整理过程在整个笔记管理系统是是不可或缺的。

2.2.2 GTD

前面提到 TODO List 并不适合保存大量资料。因为 GTD 的核心是 “完成” ,一旦一个任务清单完成之后,就应该忘掉它的存在。值得记录的细节也是值得回溯的,放在 TODO List 中的项目是需要遗忘的,这就产生了冲突。

我的办法是把 GTD 过程中产生的值得记录的细节记录在笔记管理系统中,每天的工作用一个日报笔记来记录。如下图所示。

GTD

GTD 工作记录

除了记录 TODO 细节,对于重要的工作邮件内容、各种讨论和会议内容我都会记录下来。比较独立的事件,并不放在日报笔记中,而是将它们进行单独记录,再以链接的形式将其加入到日报中。每月结束的时候,回顾一下这些记录,对下个月的工作安排有极大的指导意义。通过浏览这些记录,能够很容易地写出周工作总结和月工作总结。

GTD 工作总结1

GTD 工作总结2

2.2.3 其他记录

Project 这个分类,除了上面提到的工作总结外,还有培训、谈话、人事、工作推进作为子项目。工作效率提升的过程,其实就是团队磨合以及个人能力成长的过程。将谈话和工作推进的细节记录下来,能够清晰地体现这个过程。而将人事内容记录下来,则可以方便查询一个员工的入职情况,与谈话内容互相印证。

谈话

人事

工作推进

(请继续阅读)

时间都去哪儿了?——善用工具形成高效习惯(下)

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2016-03-22
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